چگونه در مذاکره با مشتریان خارجی حرفه‌ای باشیم؟ (17  نکته مهم)

شرکت‌های بسیاری در حوزه صادرات و واردات فعالیت دارند و در این زمینه بسیار حرفه‌ای عمل می‌کنند اما در زمینه مذاکره با مشتریان خارجی یک پای‌شان می‌لنگد! به بیان بهتر، مذاکره با مشتریان خارجی یک سمت فعالیت‌های بازرگانی است و سایر مراحل و تخصص‌های دیگر، سمت دیگر. شما باید در ابتدا بتوانید درست و اصولی مذاکره کنید تا طرف مقابلتان به شما اعتماد کند و همکاری با شما را بپذیرد. افراد به راحتی سرمایه در اختیار شما قرار نمی‌دهند.

یک بخشی از آشنایی با فنون مذاکره و تبحر در مذاکره با مشتریان خارجی مربوط به دریافت اطلاعات و آموزش نظری است. بخش دیگر آن کسب تجربه و مواجهه با موقعیت‌های واقعی و کلنجار رفتن با چالش‌هایی است احتمالا در هر مذاکره می‌تواند جدید باشد و نکته تازه‌ای را به شما یاد بدهد.

در این مقاله از بلاگ هرمس، انواع مذاکره و نکات مهمی که می‌تواند به شما کمک کند تا با تمرین آن‌ها ارتباط ثمربخشی با طرف خارجی بگیرید را مورد بحث قرار داده ایم. در انتها درصورتی که سوالی در این زمینه داشتید، آن را در قسمت کامنت‌ها مطرح کنید. حتما راهنمایی خواهید شد.

17 نکته مهم در زمینه اصول مذاکره با مشتریان خارجی در صادرات

مذاکره با مشتریان خارجی در حوزه صادرات نیازمند توانایی ها و استراتژی های ویژه ای است. در زیر برخی از اصول مهم مذاکره با مشتریان خارجی در زمینه صادرات آورده شده است:

• آمادگی کامل به معنای تحقیق مناسب و کافی در مورد مشتری، بازارهای هدف و شرایط کسب و کار است.
• دانستن نقاط قوت و ضعف خود و مشتری بسیار مهم است.
• تعیین اهداف واضح و مشخص برای مذاکره اهمیت ویژه ای دارد.
• اهداف باید قابل اندازه گیری و عملی باشند.
• درک کامل فرهنگ تجاری، ارتباطات و انتظارات معاملاتی مشتریانتان می‌تواند به شما در ایجاد روابط مثبت کمک کند.
• روابط مبتنی بر اعتماد و تعهد به مشتریان در مذاکرات بلندمدت موثرتر است.
• ایجاد پل ارتباطی و ثبات در ارتباطات می تواند به افزایش اعتماد مشتری کمک کند.
• تعیین شرایط مذاکرات و تعهدات قبلی از جمله قیمت، شرایط پرداخت و شرایط تحویل مهم است.
• اطمینان از شفافیت این ترمیم‌ها بسیار مهم است.
• مشاوران محلی می‌توانند اطلاعات ارزشمندی در مورد بازار و فرهنگ مشتری ارائه دهند.
• آگاهی دقیق از قوانین و مقررات محلی نیز بسیار مهم است.
• مهارت های ارتباط موثر به ویژه در زمینه مذاکره بسیار مهم است.
• توانایی گوش‌دادن فعالانه و انتقال ایده‌ها و مفاهیم به روشی قابل درک می‌تواند مذاکرات را تسهیل کند.
• در صورت بروز اختلاف، توانایی مدیریت و حل آن‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است.
• مهارت در حفظ احترام متقابل و پرداختن به مسائل بدون تعصب مهم است.
• توانایی پذیرش و استفاده از انتقاد سازنده و بهبود مستمر یکی از ویژگی‌های موفقیت در مذاکرات است.
• با توجه به تغییرات مداوم در بازارها و فرهنگ‌ها، تداوم در یادگیری و به روز رسانی دانش و مهارت ضروری است.

اهمیت اعتمادسازی در مذاکره با مشتریان خارجی

جلب اعتماد در مذاکره با مشتریان خارجی، یکی از عوامل اصلی موفقیت صادرات و ارتقای روابط تجاری بین المللی است. اعتماد، اساس هر نوع تعامل تجاری است و در مذاکره با مشتریان خارجی به عنوان یک ابزار استراتژیک بسیار مهم است. در ادامه به 6 راهکار و عامل کلیدی برای جلب اعتماد مشتریان خارجی پرداخته ایم:

1. ارتباط شفاف و صادقانه با مشتریان بسیار مهم است. اطلاعات دقیق و صحیح در مورد محصولات یا خدمات ارائه شده، قیمت گذاری، شرایط تحویل، و سایر جنبه های مرتبط با کسب و کار باعث تقویت اعتماد می شود.
2. اطمینان از کیفیت محصولات یا خدمات ارائه شده یکی از عوامل مهم در جلب اعتماد مشتریان است. ارائه استانداردهای بالا در زمینه کنترل کیفیت و پیگیری مستمر عملکرد محصول می تواند اعتماد را افزایش دهد.
3. توانایی ارائه محصولات یا خدمات متنوع و تنوع در شرایط تجاری می تواند اطمینان بخش باشد. انعطاف پذیری در مواجهه با نیازها و ترجیحات مختلف مشتریان به شما کمک می،کند تا رضایت آن‌ها را جلب کنید و اعتماد آن‌ها را افزایش دهید.
4. ارائه خدمات پس از فروش و پشتیبانی مستمر از مشتریان، نشانه تعهد به روابط بلندمدت و حاکمیت بر بهبود کیفیت است. این اقدامات، می‌تواند نشان از نگرانی جدی شما برای کسب رضایت در مذاکره با مشتریان خارجی داشته باشد.
5. درک کامل فرهنگ کسب و کار مشتریان و احترام به تفاوت‌ها نشان دهنده اهمیتی است که شما برای تعاملات تجاری قائل هستید. این تصور می،تواند در ایجاد ارتباط مثبت و جلب اعتماد موثر باشد.
6. تجربه و داشتن اطلاعات گسترده در زمینه بازارهای خارجی اعتماد مشتریان را به شدت تقویت می‌کند. توانایی درک چالش‌ها و فرصت‌های بازار از اهمیت بالایی برخوردار است.

ممکن از تعجب کنید اگر بدانید هدیه‌دادن به مشتریان خارجی و هر پارتنر تجاری که قصد همکاری با وی را دارید، می‌تواند تاثیرات ویژه‌ای در روند پیشرفت مذاکره و تاثیرگذاری اولیه شما در ذهن طرف تجاری‌تان داشته باشد. اهمیت انتخاب یک هدیه مناسب و متناسب با فرهنگ مخاطب را مذاکره با شریک خارجی دست کم نگیرید.

هدیه دادن در ابتدای مذاکره با مشتریان خارجی

به این موارد توجه کنید:

1. سعی کنید هدیه نه تنها زیبا و معنادار باشد، بلکه به دلیل خاصی انتخاب شده باشد. (اهمیت شناخت طرف مقابل)
2. بر اساس موقعیت و مناسبت مذاکره، هدیه‌ای را انتخاب کنید که با موضوع مذاکره یا فرهنگ مخاطبان سازگار باشد. به عنوان مثال، در مذاکرات تجاری، می‌توانید هدایایی مربوط به صنعت یا محصولات شرکت خود را انتخاب کنید.
3. در بسیاری از فرهنگ‌ها، مقدار هدیه ممکن است تأثیر داشته باشد. بنابراین، حتما از این مهم کسب اطمینان کنید که در فرهنگ شما هدیه‌دادن چقدر رایج است.
4. انتخاب یک هدیه با مارک یا علامت شناخته شده می تواند به گیرنده احساس اعتماد به نفس بدهد.
5. هدیه‌ای با لوگوی یک شرکت یا یک برند محلی نیز می‌تواند نشان‌دهنده تعهد به همکاری مشترک باشد.
6. اگر امکان دارد دریافت کننده به مناسبات محلی و فرهنگی شما آگاهی داشته باشد، سعی کنید هدیه‌ای را انتخاب کنید که به نوعی با فرهنگ یا سنت‌های محلی مرتبط باشد.
7. هدیه‌دادن در جلسه اول مذاکره با مشتری خارجی نشانه حسن نیت و تعهد به همکاری است. این امر نشان می‌دهد که به مخاطب احترام می‌گذارید و می‌تواند جو خوشایند و مثبتی در ابتدای امر بین شما و شریک تجاری‌تان ایجاد کند.
8. قوانین و مقررات محلی در مورد هدایا را بررسی کنید و برای جلوگیری از مشکلات قانونی از هدایای با ارزش خودداری کنید.
9. یک هدیه خوب می تواند به گسترش و تقویت روابط تجاری کمک کند. همچنین نیت مثبت شما را در مذاکرات و ایجاد فضای دوستانه و مثبت نشان می دهد.

اصول نگارش ایمیل و مکاتبه در مذاکره با مشتریان خارجی

با یک سرچ ساده در اینترنت و همچنین از طریق Chatgpt  می‌توانید با انواع مختلف ایمیل‌های تجاری آشنا شوید. توجه داشته باشید از نظر نگارشی و گرامری ایرادی در ایمیل شما وجود نداشته باشد و فردی که ایمیل را می‌نویسد به زبان انگلیسی مسلط باشد. چراکه وجود غلط‌های املایی اصلا نشانه خوبی در ایمیل شما نخواهد بود و از حرفه‌ای بودن‌تان می‌کاهد.

نمونه ایمیل به زبان انگلیسی

به نمونه ایمیل انگلیسی زیر توجه کنید:

Subject: Proposal for Export Partnership

Dear [Client’s Name],

I hope this email finds you well. My name is [Your Name], and I am the [Your Position] at [Your Company]. We are excited about the possibility of partnering with [Client’s Company] to bring our high-quality [briefly describe your products] to [Client’s Country/Region].

Proposal for Collaboration:

We propose two potential export models:

Direct Export: Allowing us to control marketing, pricing, and distribution, ensuring alignment with your local market needs.

Indirect Export: Utilizing your expertise and networks to handle market research, logistics, and compliance.

Benefits for [Client’s Company]:

High-Quality Products: Renowned for excellence and reliability.

Competitive Pricing: Offering healthy profit margins.

Support and Training: Comprehensive support to ensure success.

We would love to discuss this further and tailor our approach to your needs. Please let us know a convenient time for a call or meeting.

Thank you for considering this opportunity. We look forward to your response.

Best regards,

[Your Full Name]

[Your Position]

[Your Company]

[Your Contact Information]

[Your Company Website]

یک ایمیل مناسب می‌تواند مواردی که در ایمیل بالا بولد شده است را دربرگرفته باشد. دقت کنید که این یک تمپلیت نمونه است و لحن و استفاده از کلمات شما می‌تواند متفاوت و در عین حال رسمی و با حفظ مناسبات باشد. اما ایمیل باید حاوی یکسری اطلاعات ضروری برای طرف مقابل نیز باشد.

تا جای ممکن باید سعی کنید درخواست و صحبت خود را شفاف و حرفه‌ای مطرح کنید. در مذاکره با مشتریان خارجی، طرف خارجی شما باید هنگام دریافت ایمیل از شما اسم، آدرس، پوزیشن، حوزه فعالیت، هدف از اراسل ایمیل، مزیت رقابتی همکاری با شما در مقایسه با رقیبتان و سایر مواردی که در ایمیل بالا آورده شده است را داشته باشد.